به گزارش فرهنگ امروز به نقل از ایبنا؛ تغییر و تحولات در ساختار سازمان‌ها در دهه اخیر و همچنین گسترش و پیشرفت ارتباطات و وسایل ارتباطی در هر جامعه‌ای ایجاب می‌کند که در تمام برنامه‌های آموزشی نیز تغییراتی ایجاد شود. این تغییرات به‌طور مستمر ادامه داشته است و بر روی نوشته‌ها با زمان و نیازهای جامعه به‌سرعت تأثیر می‌گذارد. نتایج این تغییر و تحول در سازمان و مراکز دولتی و خصوصی، مسئولان آموزش عالی را بر آن داشته تا درسی را به‌ عنوان گزارش‌نویسی و مکاتبات اداری در سطوح دانشگاهی بگنجانند.

کتاب «آیین نگارش و گزارش‌نویسی» مبتنی بر اصول گزارش‌نویسی و انواع گزارش است و مطالبی را درباره آیین نگارش، نشانه‌گذاری، رسم‌الخط، ارتباطات و ویرایش و پردازش در بر می‌گیرد. این کتاب حاصل مطالعه و بررسی‌های پژوهشی در زمینه انواع گزارش از جهت محتوا و کاربرد آن و همچنین اصول و فنون گزارش‌نویسی است.

کتاب «آیین نگارش و گزارش‌نویسی» در 9 فصل بانام‌های «نشانه‌گذاری (علائم سجاوندی)»، «رسم‌الخط یا شیوه خط فارسی»، «شیوه درست‌نویسی»، «ویرایش و پردازش»، «ارتباطات»، کلیات و مفاهیم گزارش»، «انواع گزارش»، «مکاتبات اداری» و «خلاصه‌نویسی» تدوین‌شده است.

مهم‌ترین موضوع فصل نخست کتاب «نشانه‌گذاری» نام دارد. نویسنده در این فصل می‌گوید: نقطه، نشانه مکث کامل و نشانه پایان جمله است و جملات مستقل را از یکدیگر جدا می‌کند. نقطه در فرانسه معادل واژه LEPoint و در زبان انگلیسی Full Stop است. این نشانه را به ترتیب در پایان جمله‌های خبری و انشایی و مستقل، بعد از پاسخ‌های کوتاه که جانشین جمله کامل می‌شوند، بعد از علائم اختصاری، بعد از نقل قول مستقیم یا جملات غیر پرسشی غیر مستقیم و بعد از اعداد و حروف فارسی و لاتین برای جداسازی عناوین از یکدیگر می‌داند.

فصل دوم کتاب به معرفی شیوه‌های خط فارسی و پیوسته و جدانویسی در این زبان می‌پردازد. نویسنده در توضیح این فصل می‌گوید: اصولی که در شیوه خط فارسی مورد توجه قرار گرفته با توجه به اصول مورد نظر فرهنگستان زبان و ادبیات فارسی است.
در فرهنگستان زبان فارسی بر جدانویسی تأکید می‌شود؛ یعنی هر کلمه با معنی مستقل باید جدا از کلمه دیگر نوشته شود و پیوسته نوشتن آن باعث اشتباه در خواندن و نوشتن می‌شود؛ مگر آنکه از ترکیب آن‌ها کلمه‌ای با واحد معنای مستقل جدا از اجزای تشکیل‌دهنده آن‌ها باشد؛ مانند: پنج‌پایه، غول‌آسا، خرمن‌کوب و شورای عالی.

نویسنده در فصل سوم کتاب با نام «شیوه‌ درست‌نویسی» تأکید می‌کند: «یکی از مهم‌ترین موارد مؤثر در نگارش مقاله و گزارش رعایت درست‌نویسی است که برخی از آن‌ها شامل: «موارد استفاده از باید و بایست» بعد از «باید» فعل به صورت مضارع التزامی می‌آید. مانند: بایستی (بایست) به خانه می‌رفتم. / باید به خانه بروم. «پرهیز از مطابقت موصوف و صفت در فارسی» مانند: خانم مدیره‌ی محترمه/نادرست و خانم مدیر محترم/ درست.

فصل چهارم کتاب به موضوع «ویرایش و پردازش» می‌پردازد. در این بخش می‌خوانیم: « واژه ویراستن به معنی پیراستن، منظم کردن است و در مقابل واژه Edite آورده شده است. اگر واژه ویرایش را معادل واژه پالایش و پالودن به معنی صاف کردن، پاک کردن، صاف شدن، پاکیزه شدن و پاک شدن از آلودگی بیاوریم به هدف نزدیک‌تر هستیم. ویرایش از اقدامات مهم برای یک نوشته است؛ چراکه حاصل این مرحله، نوشته‌ای مطلوب و کامل و قابل ارائه است. در این مرحله نوشته از جهات مختلف موردبررسی قرار می‌گیرد و اصلاحات لازم بر روی آن صورت می‌پذیرد. کسی که این اصلاحات نهایی و مهم را روی نوشته انجام می‌دهد ویراستار یا ویرایشگر است؛ ویراستار کسی است که کار ویرایش را بر عهده دارد.

مهم‌ترین موضوع فصل پنجم کتاب «ارتباطات» است. نویسنده در این فصل ابتدا به تعریف واژه ارتباطات می‌پردازد و می‌گوید: «ارتباطات را می‌توان جریانی دانست که طی آن دو نفر یا بیشتر به تبادل افکار، نظرات، احساسات و عقاید خود می‌پردازند و از طریق به کار بردن پیام‌هایی با معنای یکسان برای همه، آن‌ها به انجام این امر مبادرت می‌ورزند».

سپس ادامه می‌دهد: «به‌طورکلی هر فرد برای ایجاد ارتباط با دیگران و انتقال پیام‌های خود به او از وسایل مختلف استفاده می‌کند؛ به‌عنوان مثال: نگاه با لبخند: نوعی ایجاد ارتباط با نشاط است».

فصل ششم کتاب به کلیات و مفاهیم گزارش‌نویسی می‌پردازد. در این بخش بعد از توضیحات نویسنده در خصوص سابقه گزارش‌نویسی توضیحاتی درباره فن گزارش‌نویسی ارائه شده است که در آن می‌خوانیم: «انتقال و مهارت نگارش اطلاعات، حقایق، علل مسائل، رویدادها نتیجه‌گیری و همچنین ارائه راه‌حل مناسب به‌صورت شفاف و روشن است. آگاهی و فراگیری اصول علمی فن گزارش‌نویسی و کسب تجربه در این فن موجب بالندگی مهارت‌های کارشناسان و مدیران خواهد شد. گزارش‌نویسی عبارت است از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات حقایق، علل مسائل، رویدادها و تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آن‌ها برای رسیدن به راه‌حل‌های صحیح که همراه با اختصار و روشنی تدوین‌شده و بر دو اصل ساده‌نویسی و سالم نویسی استوار است چراکه گزارش در واقع انعکاس‌دهنده واقعیت است».

نویسنده در فصل هفتم انواع گزارش‌نویسی را از جهت کاربرد آن‌ها بررسی می‌کند. در این بخش نویسنده گزارش‌نویسی را به چهار بخش «کاربردی»، «نحوه ارائه»، «محتوا» و «موضوع» تقسیم‌بندی کرده است. در بخش «کاربردی» نویسنده گزارش را به چهار گروه «اداری»، «بازرگانی»، «مالی» و «پژوهی» دسته‌بندی می‌کند. در بخش «نحوه ارائه» آن را به دو دسته «شفاهی» و «کتبی»، در بخش «محتوا» گزارش را به سه عنوان «گزارش‌نویسی کوتاه توضیحی»، «گزارش‌نویسی نیمه مبسوط (تحلیلی)» و «گزارش‌نویسی مبسوط (مشاوره‌ای)» سپس در بخش «گزارش‌نویسی موضوعی» انواع گزارش را به پنج بخش «اطلاعی»، «تحقیقی»، «تحلیلی»، «انتقادی» و «مشورتی» تقسیم‌بندی و برای هر یک توضیحاتی ارائه داده است.

در فصل هشتم کتاب با عنوان «مکاتبات اداری، نامه، دستورالعمل، بخشنامه و صورت‌جلسه» نویسنده معتقد است: هر نوشته‌ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج وزارت‌خانه، سازمان یا موسسه مورد استفاده قرار گیرد، در اصطلاح‌ نامه اداری نامیده می‌شود. نامه‌های اداری دارای چهار جزء بانام‌های «سرلوحه» (قسمتی از نامه در بالای کاغذ که آرم آن سازمان یا شرکت را نشان می‌دهد و معمولاً مجموعه‌ای از اشکال نوشته‌هاست، مانند آرم جمهوری اسلامی)، «گیرنده، فرستنده و موضوع» (گیرنده و فرستنده نام اشخاص، مقام سازمانی، سازمان و واحد سازمانی است که مکاتبه می‌کنند و موضوع عبارت کوتاه و روشن بیان کننده محتوای اصلی نامه است)، «متن» (مطالبی در ارتباط با موضوع نامه از طرف فرستنده متناسب با فهم گیرنده و بهتر است کوتاه و شفاف نوشته شود)، «امضای نامه» (نامه بدون امضا اعتباری ندارد پس رکن اصلی هر نامه امضای آن است. سپس نام و نام خانوادگی و عنوان سازمانی نویسنده نامه ذکر شود) و «گیرندگان رونوشت»(منظور از گیرندگان رونوشت واحدهای سازمانی و اشخاصی هستند که باید رونوشت نامه برای آنان فرستاده شود) هستند.

آخرین موضوع کتاب «خلاصه‌نویسی» نام دارد که نوعی مهارت نگارشی محسوب می‌شود و آشنایی با آن در کارهای قلمی و پژوهشی و گزارش‌نویسی مفید و سازگار است. نویسنده در این بخش فواید خلاصه‌نویسی را این‌گونه بیان می‌کند: 1-از یادداشت‌های گزارش می‌توان در مراحل بعد به‌وسیله مراجعه مجدد بهره گرفت.2-تمرینی برای کار قلمی است و موجب رشد و تعالی قدرت نویسندگی انسان می‌شود. 3-بینش و فکر انسان در سایه این گزینش و تلخیص تقویت می‌شود. 4-از محتویات کتب و مقالات در حجمی بسیار اندک می‌توان برخوردار شد. 5- موجب ایجاد انگیزه در مطالعه می‌شود. 6-به خاطر سپردن مطالب و ماندگاری آن‌ها در ذهن بیشتر می‌شود. 7-تمرکز و دقت خواننده در خواندن بالا می‌رود. البته باید توجه داشت که در خلاصه‌نویسی باید به «کاهش حجم نوشته» پرداخت بدون اینکه خللی به هدف نویسنده یا گوینده و پیام اصلی نوشته وارد شود.

سپس نویسنده به بیان تفاوت‌های خلاصه‌نویسی با گزیده برداری و بازنویسی و باز آفرینی می‌پردازد و می‌گوید: «تفاوت خلاصه‌برداری و گلچین برداری این است که در یادداشت‌ برداری نکات مورد نظر نویسنده از قسمت‌های مختلف نوشته برداشته می‌شود و ممکن است پیوستگی و انسجام لازم وجود نداشته باشد؛ ولی در خلاصه‌نویسی توجه کامل روی یک کتاب یا مقاله است بدون اینکه نظم و پیوستگی مطلب از بین برود. بازنویسی برگرداندن متون کهن (شعر یا نثر) به نثر و عبارت است بی‌آنکه مفهوم و محتوا دگرگون شود. در بازآفرینی محتوا و مفهوم کهن، تبدیل به اثری جدید می‌شود که با اصل متفاوت است».

کتاب «آیین نگارش و گزارش‌نویسی» نوشته فرشته ابراهیمی، لیلا عبدی و علی اکبر ابراهیمی است که در 154 صفحه و طراحی جلد حاتمی کیا  و شمارگان 500 جلد در سال 1393 از سوی انتشارات گسترش علوم پایه منتشر و روانه بازار نشر شده است.