به گزارش فرهنگ امروز به نقل از دایره المعارف بزرگ اسلامی؛  اسناد ملی هر کشوری به منزله حافظه ملی و گنجینه ای گرانبها است از همین رو حفاظت از این اسناد ارزشمند یک ضرورت برای هر جامعه ای محسوب می شود.
 در اصل سند عبارت است از اطلاعات مضبوط اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری که توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری باشد.

این اسناد پلی ارتباطی بین گذشته و آینده هر سرزمینی تلقی می شود و نابودی این مدارک ارزشمند به معنی قطع ارتباط نسل کنونی با تجربیات پیشین و گذشته خود خواهد بود.

تاریخ مجموعه تمامی تجربیات ارزشمندی است که انسان در طی قرون متمادی و در خلال رویارویی با حوادث گوناگون به آنها دست یافته است و می بایست این تجارب به نسل حاضر منتقل شود.

عدم بهره مندی از این دستاورد گرانبها و سرمایه عظیم بشری می تواند ضمن آن که به تکرار خطاها و اشتباهات گذشته بیانجامد باعث گسستگی نسل امروز با نسل های پیشین شود.

اسناد ملی به عنوان حافظه ملی و گنجینه ی گرانبهای یک کشور است و از این رو حفاظت و نگهداری از آن یک ضرورت تاریخی محسوب می شود.

** ایراد کار

متاسفانه واقعیت قضیه این است که هر سازمانی که امروز اسنادی را در مجموعه خودش نگهداری می کند، آنها را حریم شخصی خودش تعریف می کند و عملا بخش زیادی از جامعه که غالبا هم پژوهشگران هستند را از دسترسی به آن محروم کرده است.

اما پرسش این است که جای این اسناد ارزشمند کجاست و چگونه باید از آن نگهداری و حفاظت کرد؟ هر کشوری برای اسناد تاریخی خود مکان مشخصی دارد که در کشور ما یکی از مکان ها، مرکز اسناد و کتابخانه ملی ایران است.

مرکز اسناد و کتابخانه ملی ایران، مرکز مهمی برای نگهداری و حفاظت از اسناد سازمان ها و دستگاه ها است و تاکنون اسناد بیشتر دستگاه ها از جمله نهاد ریاست جمهوری، جهاد کشاورزی و قوه قضاییه به این مرکز تحویل داده شده است.

سیدرضا صالحی امیری رییس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به یک مورد از بی توجهی به اسناد ملی اشاره کرد و می گوید اینکه تا چه حد این اسناد ارزشمند قابل استفاده است بحث دیگری است که باید با دقت به آن پرداخته شود از جمله این موارد اسناد متعلق به دوران جنگ تحمیلی است که در کانکسی متعلق به جهاد سازندگی و در شرایط بسیار بد محیطی نگهداری می شد که دیگر نیز غیر قابل استفاده است.

** تاریخ نگهداری از اسناد

رسم نگهداری و حفاظت از اسناد و مدارک دولتی در ایران از دیرباز رایج بوده است. در دوران هخامنشیان هسته مرکزی و زیربنای تشکیلات اداری امپراطوری را بایگانی سلطنتی تشکیل می داد.

در حقیقت مغز متفکر سازمان اداری، رییس بایگانی سلطنتی بود که فرمان های شاه را به زیردستان ابلاغ می کرد؛ وی مسئول ضبط و ربط مکاتبات حکومتی، فرمان ها و دستورهای شاه و دیگر وقایع مهم روز بود. پس از فتح ایلام، ایرانیان با لوحه های گلی آشنا شدند و از کاربرد آن در امور تجاری و اداری اطلاع یافتند.

بی تردید سازمان های آرشیوی سلطنتی ایران در بابل، اکباتان، شوش، پرسپولیس و دیگر شهرهایی که محل زندگی شاهان ایرانی بود، وجود داشته است.

پس از انقلاب مشروطه و در طی سال های ۱۲۸۰ تا ۱۳۰۹ خورشیدی اقدام هایی برای به کاربردن روش های نوین بایگانی با استفاده از دانش و تجارت هیأت های فرانسوی و بلژیکی انجام گرفت.

مشکل جمع آوری استانداردسازی و انتشار آنها فقط در حوزه سازمان های دولتی نیست بلکه برخی از قوانین و مقررات از قبیل ممنوعیت قانونی خرید و فروش نسخ خطی و اسناد، خود باعث قاچاق و سوء استفاده از این بخش شده است، از این رو باید تلاش شود تا فضای سوء استفاده افراد در این بخش نا امن شود.

** تشکیل مرکز بورس برای نسخ خطی

رییس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران ساماندهی نسخ خطی در کشور را نیازمند تشکیل یک مرکز بورس دانست تا در این مرکز اسناد در معرض دید افراد صاحب صلاحیت قرار داده شود و با نظر کارشناسی بر آن قیمت گذاری و به فروش برسد.

سید رضا صالحی امیری در خصوص خرید و فروش اسناد ملی گفت: اسناد ملی بخشی از بیت المال و منابع ملی است و هیچ کس حق ندارد اسناد ملی را در جهت اهداف شخصی بهره برداری کند.

رییس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران گفت: اسناد ملی هویت ملی و بخشی از تاریخ کشور است و باید به صورت رایگان در اختیار همگان قرار گیرد و دسترسی همگان بر آن نیز ممکن باشد.

وی تصریح کرد: انحصار اطلاعاتی، خرید و فروش اطلاعات و محدودیت ایجاد کردن عده ای افراد جامعه برای دسترسی به اطلاعات طبق مبانی قانونی خلاف است.

** انتقال اسناد به سازمان اسناد

رییس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران افزود: از طریق بورس می کوشیم در سطح ملی در این بخش تبادل آزاد انجام و با قیمت گذاری کمیته تشخیص و صاحب نظران، شرایط خرید و فروش نسخ نفیس برای همگان مهیا شود.

صالحی امیری اضافه کرد: سایر دستگاه ها نیز در حال مذاکره و عقد تفاهم نامه برای انتقال اسناد خود به مرکز اسناد و کتابخانه ملی ایران هستند.

او ادامه داد: مقرر شده است که اسناد مربوط به انقلاب اسلامی و دوران دفاع مقدس را که قابلیت انتقال به مرکز اسناد و کتابخانه ملی دارد، مجموعه سپاه پاسداران در یک حرکت جهادی و فراگیر به این مرکز انتقال دهد.

صالحی امیری گفت: می کوشیم از طریق اشتراک گذاری اسناد دیجیتال شده از جمله نسخ خطی اسلامی شرایط استفاده پژوهشگران را از این اسناد فراهم کنیم.

** تشکل مهتاب

به عقیده صالحی امیری در باره اسناد، در کشور نوعی اغتشاش وجود داشته است که با شکل گیری تشکلی که نام اختصاری آن مهتاب است، تا حدودی نوعی همگرایی بین مراکز اسناددی کشور شکل گرفته است.

رییس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران گفت: اسناد بخشی از حافظه ملی هستند که باید به نسل های بعدی منتقل شود.

** نظر کارشناس

به عقیده یک کارشناس اسناد، لازم است به عنوان یک رسالت تاریخی و یک وظیفه ملی، اسناد را جمع آوری، ثبت، نگهداری استاندارد، انتشار و دسترسی برای همگان و انتقال آن به نسل های بعدی داشته باشیم.

علیرضا افضلی افزود: بعد از بهره برداری از اسناد باید آن ها را در مسیر فهرست نویسی، نگهداری استاندارد، دیجیتال سازی و در نهایت انتشار آزاد اطلاعات قرار داد.

صالحی امیری تصریح می کند که در جمع آوری اسناد، بعضی از دستگاه ها همکاری شایسته ای ندارند و می بایست در این خصوص تعامل و همکاری کنند.

** جمع آوری اسناد

اسناد هر کشور تاریخ و گذشته یک جامعه را با خود به همراه دارد و بی توجهی و نابودی این اسناد به معنی از بین بردن گذشته و هویت هر سرزمینی است.

در واقع اسناد تجربیات نسل های مختلف را با خود دارد و از همین رو رسیدگی و حفاظت از آن ضرورت زمان های گذشته، امروز و آینده است.

حفاظت از این اسناد باید بارعایت تمام جوانب حفاظتی و شرایط محیطی صورت گیرد تا از نابودی نجات یابد. جمع آوری این اسناد در یک سازمان و نهادی مثل سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران می تواند به این اسناد ارزشمند نظم بخشد تا پژوهشگران و علاقه مندان به راحتی به آن ها دسترسی یابند.